Sunt multe motivele pentru care un proiect esueaza, de la lipsa de experienta a managerului de proiect, la motive si cauze independente de proiect, cum ar fi o catastrofa naturala sau de alta natura.
Ne-am propus sa va prezentam principalele 10 cauze pentru care un proiect poate esua ne insistand in mod special pe lipsa de pregatire si experienta a managerilor de proiect, subiect pe care il vom dezbate intr-o tema viitoare.
Iata cele 10 cauze:
1. Resurse insuficiente - in cazul in care managerul de proiect constata ca nu are suficiente resurse si buget inca de la inceputul proiectului pentru ducerea la bun sfarsit al proiectului este recomandabila o discutie cat mai repede cu sponsorul de proiect pentru realocare bugetara inainte de demararea proiectului;
2. Termene imposibile - este situatia in care inca de la inceput termenul solicitat de finalizare a proiectului era imposibil de atins. Este din nou recomandabil ca in momentul in care managerul de proiect constata ca termenul de finalizare a proiectului propus sau impus este imposibil de atins sa discute cu sponsorul de proiect de extinderea termenului, justificand motivele care stau la baza acestei solicitari, poate sponsorul sau clientul nu a luat in calcul anumite aspecte in momentul in care a stabilit termenul. Nu uitati niciodata ca aveti nevoie de suficient timp atat pentru livrarea rezultatelor proiectului cat si de o rezerva pentru situatii neprevazute cand anumite activitati din motive dependente sau independente de voi pot dura mai mult decat s-a planificat.
3. Comunicare defectuoasa - este una din cele mai frecvente erori care conduc la situatii dificile in cadrul unui proiect si deseori la esec. Un astfel de caz este atunci cand managerul de proiect, din diverse motive, deseori din motive egoiste si pur personale, nu comunica sponsorului sau chiar echipei statusul proiectului. Toata lumea crede ca proiectul decurge linistit si fara probleme pana cand termenul planificat este depasit. Este important sa comunicati din timp echipei si stakeholderilor direct afectati de proiect orice deviatie fata de cele planificate. Nu ascundeti aceste lucruri. Spunand aceste lucruri din timp aveti posibilitatea ca impreuna cu ei sa recuperati deviatia si sa repuneti proiectul in grafic.
4. Lipsa concentrarii - este intalnit in general in situatiile in care echipa de proiect nu prea stie exact ceea ce se asteapta de la ei astfel ei isi pierd concentrarea si chiar interesul fata de proiect. Este cazul in care li se traseaza o sarcina fara a li se spune ceea ce este necesar legat de acest job si fara a li se trasa termene si obiective legat de sarcinile de executat. Toti membrii echipei de proiect ar trebui sa aiba obiective, termene si acestea ar trebui monitorizate permanent pe parcursul fiecarei etape sau faze ale proiectului.
5. Moralul scazut - este atunci cand echipa de proiect este demotivata si in consecinta nu livreaza nimic la timp. Daca doriti ca fiecare sa livreze rezultatele in termenele si la calitatea setata, atunci trebuie sa-i motivati prin recunoastere si recompensare. Este important ca managerul de proiect sa aiba un nivel foarte ridicat de automotivare, numai avand o atitudine relaxata si o abordare pozitiva si sanatoasa poate inspira si pe altii la acelasi lucru.
6. Suportul oferit de sponsor - apara ca o problema ce poate genera esec atunci cand managerul de proiect primeste foarte putin suport si sprijin din partea sponsorului. Asta se intampla cand sponsorul nu este disponibil pentru rezolvarea problemelor ce inerent apar in fiecare proiect sau nu ofera resurse suplimentare sau sprijin financiar cand este nevoie justificata. In astfel de situatii este recomandabila o discutie deschisa si sincera cu sponsorul de proiect, in care sa-i spuneti franc ce aveti nevoie si cand.
7. Pierderea scopului - se intampla in situatiile in care scopul se tot schimba pe parcursul derularii proiectului si astfel nu exista niste obiective clar fixate. La fiecare schimbare se pierd resurse si timp, astfel ca un control al schimbarilor este critic. Scopul trebuie foarte clar definit si daca totusi pe derularea proiectuluu este nevoie de schimbare sa va asigurati ca cererea de schimbare este aprobat in mod formal de sponsor si beneficiar.
8. Lungimea termenului de finalizare a proiectului - este in situatiilein care termenul de realizare a proiectului este mult prea lung. In decursul timpului cerintele clientului se pot modifica, de aceea in astfel de cazuri este mai bine sa spargeti proiectul in proiecte mai mici pe care sa le livrati ca si proiecte de sine statatoare, chiar daca din punct de vedere functional rezultatele lor sunt inlantuite.
9. Lipsa instrumentelor potrivite - poate conduce la haos si la dificultati de planificare, monitorizare, control si evaluare, crescand probabilitatea de aparitie a erorilor de planificare sau executie. Utilizand instrumente de foarte buna calitate cum ar fi templaturile, formularele, registrele, procesele si metodologiile de proiect cresteti considerabil sansa de succes al proiectelor.
10. Implicarea clientului - in cazul in care clientul se implica foarte putin sau deloc in derularea proiectului s-a dovedit fatal la multe proiecte. Este vital sa va asigurati clientii implicati pe tot parcursul proiectului pentru a fi permanent siguri ca ceea ce livrati corespunde in totalitate cu cerintele sale. Nu uitati niciodata ca un proiect este cu adevart un succes doar in momentul in care clientul este satisfacut de rezultate.
