In zilele noastre, zeci de manageri de proiect isi incep primul proiect. Ca orice inceput, si inceperea etapei de manager de proiect este una dificila. In acest articol sunt prezentate cateva sfaturi pentru a face fata pozitiei de manager de proiect.
1. Dezvoltarea unui plan de afaceri puternic
Trebuie sa existe un plan de afaceri puternic, sustinut de catre sponsorul proiectului. Planul de afaceri trebuie sa fie o justificare a proiectului si sa prezinte clar beneficiile aduse. Acesta este un lucru pe care toata lumea implicata in proiect sa fie focusata si sa reprezinte motivul pentru care proiectul are loc. Proiectele ne ajuta sa trecem de la o stare curenta la o stare viitoare dorita prin aducerea unei schimbari, a unui nou produs sau a indeplinirii unor alte cerinte, iar planul de afaceri ar trebui sa explice de ce este necesara schimbarea respectiva.
2. Definirea factorilor de succes ai proiectului
Definirea factorilor de success ai proiectului trebuie realizata intr-un mod realist, care sa ajute la finalul proiectului la evaluarea succesului acestuia. Acestia sunt cei care conteaza la final si sunt lucrurile pe care proiectul trebuie sa le livreze.
3. Creaza un plan al proiectului foarte bun
Timpul petrecut planificand este un timp bine “cheltuit” sau “irosit”, ca sa spunem asa. Realizarea unui bun plan al proiectului cu destule detalii incat oricine este implicat in acesta sa inteleaga directia proiectului este un lucru foarte important. Un bun plan al proiectului include urmatoarele.:
- jaloane clare si rezultate realiste si documentate
- incadrare in timp valida si realista
- estimarea corecta a costurilor
- un plan detaliat al resurselor
- un sistem de avertizare a eventualelor scapari sau neindepliniri ale sarcinilor de lucru
- un mod de a tine echipa focusata si la curent cu progresul proiectului
Lipsa planificarii va duce la probleme. Trebuie sa se realizeze lucruri incadrate in estimarile initiale. Trebuie avuta in vedere si o marja de intarziere a proiectului.Este de recomandat putin pesimism si asumarea „riscului” de a livra proiectul mai devreme decat intarzierea livrarii acestuia din cauza unui optimism exagerat. Insa si aici trebuie avut grija sa nu se adauge o marja prea mare de intarziere.
4. Preintampinarea asteptarilor clientului
Aceasta este una din multele activitati pe care trebuie sa le realizeze managerul de proiect. O modalitate de a face acest lucru este de a imparti proiectul in subproiecte cu rezulatate intermediare care sa fie prezentate clientului. Aceasta abordare este cunoscuta ca abordarea “Agile”. Astfel se intampina asteptarile clientului prin livrarea constanta de rezultate si de actualizari privind starea proiectului. Astfel se ofera posibilitatea clientului de a fi la curent cu decursul proiectului si de a oferi feedback din timp pe ceea ce faci.
5. Pastrarea echipei motivata
O echipa motivata va depune eforturile necesare si mai mult de atat pentru a alivra proiectul la timp si la nivelul asteptat. Pastrarea echipei motivata se realizeaz prin implicarea ei in tot parcursul proiectului si prinstabilirea unor jaloane prin care sa constientizeze progresul facut de ei in implementarea proiectului. Comunicarea este un factor foarte important in realizarea acestui lucru. Asa ca comunicarea cu echipa se face si cand lucrurile se intampla intr-un mod pozitiv nu doar acnd apar greseli.
Lee Iacocca a spus ca “ motivarea este totul. Poti face munca a doua persoane dar nu poti fi doua persoane. In schimb, trebuie sa il inspiri pe cel de langa tine si sa il convingi sa faca la fel cu oamenii lui.”
Daca iti pastrezi echipa motivata, vei avea parte de multe satisfactii.
6. Comunicarea si nu presupusul
Comunicarea eficienta si deschisa cu toti stakeholderii este un factor de succes pentru toate proiectele. Trebuie realizat daca toata lumea din echipa intelege lucrurile pe care managerul de proiect le impune, daca toata lumea stie exact ce se asteapta de la ei, daca ei intre ei comunica, daca se comunica cu clientul, utilizatorul final si cu alte departamente. Importanta comunicarii nu trebuie subestimata asa este necesar ca managerul de proiect sa se asigure ca discuta cu toti stakeholderii. Nu trebuie ca managerul de proiect sa presupuna ca echipa stie ce se asteapta de la ea.
7. Utilizarea cuvantului NU
Cel mai valoros si cel mai putin utilizat cuvant in vocabularul unui manager de proiect este cuvantul NU. Nu trebuie promis niciodata ceva ce nu se pooate livra, asta va garanta o serie de probleme mai tarziu. Fermitatea indiferent de cat de puternica este persoana caruia i se spune nu este vitala – mai tarziu iti vor multumi. Insa daca raspunsul este nu, trebuie sustinut de argumente solide care sa ajute la justificarea deciziei luate.
8. Evitarea formularii unui scop gresit
Formularea unui scop gresit este cea mai sigura si popular cale de a depasi bugetul si termenul limita de livrare. Este necesar ca scopul proiectului sa fie clar definit si setarea asteptarilor celorlati sa fie realizata in mod corect la inceputul proiectului. De asemenea, trebuie sa existe o definire clara ceea ce poate indeplini si ce nu poate indeplini proiectul. Este recomandat sa se pretreaca ceva timp cu clientul pentru a trece prin toate etapele proiectului. Nu trebuie sa se aiba asteptarea ca el va citi documentatia proiectului in totalitate si va intelege exact ceea ce se va face si ceea ce se va realiza. Trebuie sa existe siguranta ca a inteles si acceptat scopul.Ccontinuarea proiectului nu se va realiza fara un acord ferm din partea lui.
9. Identificarea riscurilor proiectului
Nimanui nu-i place sa se gandeasca la riscuri. Totusi, trebuie conceput un plan de management al riscurilor care sa contina si eventuale solutii de rezerva si modaliatti de evitare a acestora. A sti cum sa se reactioneze si ce actiuni trebuie intreprinse daca ce e mai rau se intampla reduce o mare parte din stres.
10. Incheierea proiectului
Prin definitie, proiectul are o durata limitata de viata. Un proiect neincheiat va continua sa consume resurse. La finalul proiectului, se discuta cu clientul si se afla daca factorii cheie de succes au fost atinsi. De asemenea, este recomandat sa se realizeze un formular prin care se va verifica nivelul de satisfactie al clientului. Va fi de mare ajutor in intreprinderea si desfasurarea urmatoarelor proiecte.
Manjeet Singh in cartea “Quick Guide to Project Management” spune: “In timpul procesului de inchidere a proiectului, accepti in mod formal rezultatele proiectului si terminarea lui. Totodata, evaluezi proiectul si rezultatele lui impreuna cu echipa ta si cu alti stakeholderi ai proiectului. La finalul proiectului vei realiza un document oficial de incheiere a proiectului si un raport de evaluare a acestuia.”
Concluzionand, putem spune cu siguranta ca pozitia de Manager de Proiect este una plina de provocari. Insa, nu trebuie sa fie una stresanta daca urmezi niste reguli simple ca cele de mai sus.
Sursa: www.managerdeproiect.ro
